In-House bij... PostNL

 



Het moderne glazen Haagse hoofdkantoor van PostNL kijkt uit op de drukke Utrechtse Baan en doet vergeten dat dit bedrijf één van de oudste activiteiten uitoefent die onze maatschappij kent, het bezorgen van post.

In onze contreien waren het de Romeinen die met hun cursus publicus al een postdienst kenden die tot in de verre uithoeken van het rijk overheidspost en ambtenaren afleverde. Het woord 'post' is dan ook afgeleid van het Latijnse posita, de pleisterplaatsen waar de 'postbode' zijn vermoeide paard inruilde voor een fris exemplaar. Maar met de Romeinen verdween de postdienst weer om pas eind 18e eeuw, in de Franse tijd, weer door de overheid te worden opgepakt.

Dat is allemaal heel lang geleden; op dit moment is PostNL N.V. een beursgenoteerde onderneming met zo'n 70.000 werknemers wereldwijd. Onder deze vennootschap opereert PostNL Holding B.V. waarin een aantal stafdiensten zijn ondergebracht, waaronder de achttien juristen van Legal, geleid door General Counsel Reinhart Schaap.

Om de vele activiteiten van PostNL inzichtelijk te maken tekent Schaap op een velletje papier de organisatiestructuur van het concern. Het gaat om drie business segmenten: post in Nederland (onder andere briefpostbezorging, postkantoren in winkels, Business Points voor zakelijke klanten, postzegels, brievenbussen), de business unit pakketten in Nederland en het buitenland en ten derde de internationale activiteiten van European Mail Networks, Spring (een joint venture met Royal Mail) en de postdiensten in Engeland, Duitsland en Italië. Al met al bezorgt PostNL jaarlijks 8,5 miljard poststukken, waarvan meer dan de helft in het buitenland en heeft het bedrijf alleen al in Nederland 10 miljoen online-contacten per jaar.

Het legal team
Reinhart Schaap (ex-BT Nederland) legt uit dat de achttien juristen in Den Haag uitsluitend werken voor de Nederlandse bedrijven van PostNL. De activiteiten van de bedrijven in Engeland, Duitsland en Italië worden door locale bedrijfsjuristen begeleid. Tussen deze juristen en Schaap loopt een stippellijn; er is veelvuldig contact maar er bestaat geen hiërarchische verhouding.

De joint venture Spring, met een kantoor in Diemen, werkt geheel onafhankelijk en houdt zelf zijn broek op zoals Reinhart Schaap het verwoordt. Schaap rapporteert aan CFO Jan Bos. De zaken voor de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders worden behandeld door Corporate Secretary juriste Sandra van Loon, met dien verstande dat de Raad van Bestuur uiteraard ook door het team van Schaap wordt geadviseerd.

Het aantal juristen bij PostNL is een logisch gevolg van het beleid van Schaap om de juristen zeer dicht op de zaken te laten zitten. Schaap: "Wij werken met echte bedrijfsjuristen, mensen die het bedrijfsproces doorgronden en daarmee om kunnen gaan. Ik vind het belangrijk dat zij met hun voeten in de modder staan. Zij zijn dus veel op de werkvloer te vinden, zodat zij de business, de mensen en de problemen kennen en in een vroeg stadium betrokken zijn bij de zaken die daar spelen."

Daarom kijkt hij bij het selecteren van nieuwe juristen goed naar hun ervaring in een commerciële omgeving. Schaap: "Een achtergrond in de advocatuur is voor ons vaak niet een vereiste, zeker niet voor de juristen die de commerciële afdelingen begeleiden. Dit kan anders zijn voor degenen die zich met het vennootschaprecht, het mededingingsrecht en de toezichtswetgeving bezighouden. Dat vergt juist een goede theoretisch-juridische kennis die goed in het notariaat of de advocatuur wordt aangeleerd."

Aandachtsgebieden
De juristen zijn gegroepeerd naar verschillende aandachtsgebieden: commercial legal (negen juristen), regulatory (twee juristen) en corporate, compliance en M&A (vijf juristen). De juristen van commercial legal worden aangestuurd door Stefan Gerts (ex-Capgemini), de juristen van de andere twee groepen direct door Schaap.

Binnen commercial legal zijn twee juristen volledig toegewijd aan het onroerend goed van PostNL. Zij behandelen bijvoorbeeld de zaken met betrekking tot de (her)ontwikkeling van sorteercentra, de verhuur van gebouwen en het beheer daarvan. De andere zeven juristen werken voor de verschillende werkmaatschappijen van het bedrijf - waaronder de joint venture Postkantoren B.V.

Wie de website van PostNL bezoekt ziet een keur van diensten die het bedrijf naast de 'gewone' postbezorging verzorgt. Het gaat zowel om diensten die gericht zijn op bedrijven als diensten voor consumenten. Een goed voorbeeld is het bedrijf Cendris. Deze onderneming is onder andere gespecialiseerd in het verzamelen, bewerken, analyseren en segmenteren van zakelijke en consumenteninformatie, e-commerce en het afhandelen van klantcontacten.

Een andere, sterk groeiende dienst van PostNL is de speciale pakketdienst ten behoeve van webshops als Bol.com en andere. Dit betekent een zeer divers aanbod van juridische vraagstukken en eist dus van de juristen een goed inzicht in die activiteiten van die verschillende bedrijfsonderdelen. Schaap: "Daar komt dan nog bij dat de culturen bij al die bedrijven verschillend zijn omdat ze allemaal een eigen geschiedenis hebben. De juristen moeten soms dus als een kameleon de 'kleur' van het bedrijf kunnen aannemen. We hebben het wel zo georganiseerd dat een jurist bepaalde aan hem of haar toegewezen werkmaatschappijen bedient; dat maakt het voor beide partijen efficiënter en prettiger werken."

Schaap vertelt dat er een goed doordacht introductieprogramma is voor nieuwe medewerkers van het bedrijf. Zo worden nieuwe mensen ontvangen door de directie en maken zij een toer langs de verschillende bedrijven binnen het concern. In het kader hiervan heeft Schaap zelf een dag als postbode gewerkt.

Het zal duidelijk zijn dat door haar activiteiten PostNL over de privé-gegevens van zeer veel particulieren beschikt. En daarmee komen we terecht bij de twee juristen die zich over de regulatorbijzaken ontfermen, Paul De Groot (ex-NMa) en Brenda van der Gaag (ex-T-Mobile). De Groot richt zijn aandacht vooral op het mededingingsrecht en de privacy-wetgeving. Zoals bekend is PostNL voor wat betreft de postbezorging in Nederland verreweg de grootste partij; mededingingsrechtelijke zaken komen dan ook regelmatig op tafel en contacten met de NMa zijn er regelmatig. Brenda van der Gaag houdt zich bezig met zaken die verband houden met de Postwet en de Telecommunicatiewet, zeer specifieke wetgeving waarin zij al in haar vorige baan ervaring opdeed. De OPTA is het toezichthoudend orgaan waarmee in dit verband gesproken wordt.

Ten slotte de vijf juristen (inclusief een HBO-jurist als paralegal) van de groep corporate, compliance en M&A. Een van deze juristen is vooral gespecialiseerd in M&A en houdt zich dus daarmee bezig. De anderen buigen zich over de internationale en Nederlandse vennootschapsstructuur, inter-company zaken en compliance aangelegenheden.

En die laatste zijn er veel. De AFM bijvoorbeeld speelt enerzijds een belangrijke rol bij de beursnotering (deze zaken liggen voornamelijk bij Corporate Secretary Sandra van Loon) en anderzijds bij de activiteiten van PostNL met betrekking tot financiële dienstverlening, zoals de e-commerce diensten, de money transfer-diensten en de alom bekende Postbank, een joint venture met ING. Door de vele op consumenten gerichte diensten van PostNL zijn er ook regelmatig contacten met consumentenorganisaties en de Reclame Code Commissie.

Kennis en netwerk
Voor een goede afstemming van zaken binnen de afdeling en voor het delen van kennis komen alle juristen eenmaal per vier weken bijeen. Daarnaast heeft Schaap zeer frequent overleg met Stefan Gerts als leidend jurist van de groep commercial legal.

Voor het bijhouden en ontwikkelen van vaardigheden en juridische kennis worden verschillende bronnen gebruikt. Dat kunnen externe bureaus zijn of advocatenkantoren, maar ook worden mensen uit het bedrijf zelf uitgenodigd om te spreken over hun vak. Zo kan bijvoorbeeld iemand van accounting toelichten welke eisen aan een jaarrekening worden gesteld en hoe die vervolgens tot stand komt. Daarnaast worden ook binnen PostNL opleidingen ontwikkeld voor zowel vaardigheden als (niet-juridische) kennis. En waar nodig kan een bedrijfsjuridische (SBB) of Grotius-opleiding worden gevolgd. Een aantal juristen is lid van het Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen.

Huisadvocaten
Reinhart Schaap vertelt dat na de splitsing van TNT Express en PostNL medio 2011 tenders zijn uitgeschreven voor het vinden van advocaten en notarissen. "En dan ging het zeker niet alleen om de prijs," vertelt Schaap. "Kwaliteit speelde uiteraard een belangrijke rol, maar een goede klik met een externe adviseur is natuurlijk net zo belangrijk."

De tenders hebben een panel van advocaten en notarissen opgeleverd. Zo wordt voor zaken met betrekking tot de Postwet en de Telecommunicatiewet vaak gewerkt met Marjolein Geus van Bird & Bird. Op dit gebied wordt ook gewerkt met Hendrik Jan de Ru van Allen & Overy. Zijn kantoorgenoten Paul Glazener en Jean Louis Burggraaf adviseren het bedrijf in respectievelijk mededingingsrechtelijke en M&A-zaken.

Notaris Gerbrand Visser, eveneens van Allen & Overy, verzorgt deels de notariële zaken voor het bedrijf; een ander deel wordt verzorgd door notaris Stan Commissaris van Ploum Lodder Princen in Rotterdam. Diens kantoorgenoot Duco Lodder ontfermt zich over projectmatige zaken voor PostNL. Voor corporate vraagstukken wendt men zich vooral tot Egbert Jan Vroom van Stibbe en voor arbeidsrechtelijke en medezeggenschapszaken tot zijn kantoorgenoot Jaap van Slooten. Floris Diepraam van Pot Jonker Seunke in Haarlem ten slotte behandelt voor het bedrijf civiele litigationzaken.
 

Door Peter Milders

 

 

 

Ga terug