In-House bij... General Electric (GE)

In House Internationaal
Temidden van alle artikelen over de juridische afdelingen van Nederlandse en buitenlandse ondernemingen die Voxius en KSU samen presenteren, is het wellicht aardig eens te kijken hoe er in de Verenigde Staten tegen de vraag wordt aangekeken: wat maakt een legal departement excellent? Op wat voor zaken focust een Amerikaanse 'In House Bij…'-aflevering? Ten slotte, het is een oude wijsheid, alles wat in de Verenigde Staten begint komt ooit ook hierheen.

Now we are talking
Het gezaghebbende tijdschrift Corporate Counsel presenteerde dit voorjaar de tweede Best Legal Department Competition met als winnaar General Electric: 1.225 juristen bedienen zes verschillende business-groups wereldwijd met een budget van meer dan $ 1 miljard. Hoe deze juristen over de aardbol zijn verspreid, hoe de afdeling onder andere qua hiërarchie is georganiseerd en wat de taken en competenties zijn van diverse individuen en groepen interesseert het blad helemaal niets. Het noemen van namen van juristen evenmin, maar daar zijn de Verenigde Staten ook veel te groot voor; hier kent iedereen elkaar. Wel wordt uitgebreid stilgestaan (typisch Amerikaans) bij de founding father van de afdeling Benjamin Heinemann jr. (tot 2005). "Deze gaf het department de status van een elite-advocatenkantoor, trok top-partners aan en betaalde deze conform hun positie bij een Amerikaans top-100 kantoor." Now we are talking.

Taboe
Gaan we nu kijken naar de inhoudelijke criteria waarop GE is uitgekozen, valt direct de grote nadruk op IT op. Enige voorbeelden: (potentiële) litigations gaan door de high-tech molen van de Early Case Assesment (ECA). Via ECA wordt een traject van factfinding en risk-assesment aangestuurd dat binnen uiterlijk 90 dagen leidt tot de beslissing; settle, trial of Alternative Dispute Resolution (ADR), bijvoorbeeld mediation of minitrial. Deze methode heeft gezorgd voor een reduktie in de litigation kosten van 120,5 miljoen in 2002 tot 69,3 miljoen in 2005. Daarnaast komt de grote nadruk op kostenbesparingen naar voren in het outsourcen van juridisch werk naar India. Het zou dan vooral gaan om vendor contracts review work, aldus het blad CFO.com. Binnen de juridische afdelingen van ondernemingen is going offshore de laatste trend en nog steeds een taboe: bij GE wilde niemand een nadere toelichting geven. Een andere onderneming waarvan bekend is dat het juridische werk verscheept is naar India is Microsoft. Grote advocatenkantoren als Allen & Overy werken al langer met juristen in India voor een keur aan (bulk)werkzaamheden en document retention.

Tender
Het functioneren van de juridische afdeling van GE draagt nog altijd het stempel van de legendarische CEO en control-freak ('rooting out inefficiency at every turn') Jack Welch. Zo gebruikt de afdeling het Six Sigma-model voor het stroomlijnen van 'industriële processen' bij GE ook zelf. Bijvoorbeeld voor het managen van de outside counsels. Toen Brackett Denniston het juridische stokje in 2004 van Heineman overnam werkte het concern met 450 kantoren. Denniston hierover; "De relaties waren nauwelijks te onderhouden omdat onze inhousers nooit de kans kregen iets op te bouwen met hun outside counsels die niet frequent genoeg werden ingeschakeld om expert te worden in GE en de produkten. We hadden een gestroomlijnd proces nodig met een focus op mensen en kwaliteit." Er werd gemikt op een hecht en loyaal panel. Denniston wist hierbij dat hij de kantoren big bucks kon bieden, ook na het afdwingen van kortingen, en top-interessant werk. De tender werd reeds direct beperkt tot 200 kantoren en bestond uit een schriftelijke fase en een on-line veiling voor een bepaalde opdracht. 152 kantoren bleven over in het eerste panel. Kostenbesparingen van de operatie: 12%. Inmiddels is er een tweede panel geformeerd van 108 kantoren waarvoor 85% van de panel-one firms werd uitgenodigd. De online-veiling werd geschrapt maar er werd wel meer gekeken naar interne informatie over de billing policy van de kantoren en de tevredenheid. Om de relatie met de elite-108 van een extra impuls te voorzien werden de contracten opgewaardeerd van twee naar vier jaar.

Succes
IT, het kwam al ter sprake, is de cornerstone van het succes. Het IT-team van de afdeling bestaat uit 10 fte en een attorney en heeft een budget van 2 miljoen dollar per jaar. Het zorgt er onder meer voor dat de 400 advocaten in China en Europa vrije toegang hebben tot bijvoorbeeld de virtual dealrooms en GE Folders. Dat is een open systeem voor alle attorneys waar zo'n beetje alles op staat wat juridisch relevant is, van overnames tot templates voor contracten. Naast GE Folders zijn er ook nog aparte communities voor speciale trajecten. De Environmental Health and Safety Group heeft nog een aparte E-tool tot zijn beschikking, PowerSuite, waarmee een bulk aan wet- en regelgeving, site-management en trainig manuals kunnen worden getrackt. Deze tool zou de ondermening jaarlijks 75 miljoen dollar besparen.

Geen aandacht voor pro-bono
Even nog terug naar de litigation, dat is toch waar het veelal om gaat in de Verenigde Staten. Het genoemde ECA gaat vooral over eye catching procedures; kleine zaken (tot 5000 dollar, veelal customer complaints) worden afgehandeld door low dollar dispute teams van paralegals en gedetacheerden. Elke schikking moet wel worden afgetekend door een echte inhouser. Naast het juridisch personeel beschikt de afdeling ook over een team van consultants en techneuten om het werk te verlichten en te focussen. Het enige punt van kritiek op het Legal Department van GE van het blad is: veel te weinig geld en aandacht voor pro-bono. Zou dat nog de erfenis betreffen van Jack 'de bullebak' Welch?

Datum bericht: 15 okt 2007
Laatst bijgewerkt: 17 mrt 2010